“Nu willen we als drie-eenheid verder de organisatie induiken”
Als ergens de professionalisering serieuze vormen aanneemt binnen de OMWB, dan is het bij het team Informatievoorziening. Functioneel beheerder en product owner Krijn Berger was erbij toen de OMWB de eerste stappen zette op het terrein van RPA (robotic process automation). Inmiddels is de digitale medewerker met de naam Clippy niet meer weg te denken.
Achter RPA-specialist Krijn zou je niet snel een juridische achtergrond in de ruimtelijke ordening zoeken. Toch was dat écht zijn expertise toen hij drie jaar geleden bij de OMWB in de rol van functioneel beheerder terechtkwam. “Bij mijn vorige werkgever moest ik op een gegeven moment noodgedwongen vanuit de inhoud ineens het functionele beheer van een applicatie in goede banen gaan leiden”, vertelt Krijn. “Dat zette me aan het denken. Past deze rol mij niet veel beter? Als het ware de brug zijn tussen ontwikkelaar en gebruiker? Het smaakte naar meer. Toen kwam de vacature van de OMWB ineens op mijn pad en daarna ging het snel.”
Volwaardig medewerker
Toenmalig teamleader Jochem Pansier wees Krijn op de veelbelovende technologie van RPA. Of dat niet iets voor de OMWB zou kunnen zijn? “Het had direct mijn belangstelling”, zegt Krijn. “Nieuwe projecten en pilots worden vaak wat moeizaam omarmd bij het management. Maar de introductie van RPA vormde daar een uitzondering op. We konden direct heel concreet laten zien wat het precies doet. Daardoor konden we zelfs de meest kritische geesten overtuigen”, vertelt Krijn. “Zo begonnen we met sloopmeldingen binnen asbest. Omstanders zagen het proces op het scherm voor hun ogen voltrekken. Je had een mutatieprotocol, zag hoe de mail werd opgepakt, verwerkt, een zaak werd aangemaakt, omgevingsdossier gevuld, activiteit gevuld en tot slot de zaak weer werd afgesloten. Je moet het zien als een volwaardig medewerker die weliswaar virtueel vanaf een server werkt maar daar gewoon onafgebroken vierentwintig uur, zeven dagen per week de gevraagde taken uitvoert. Ik was al óm, maar de rest daarna ook”, memoreert Krijn. “Leuk om te weten; een optelsom leerde ons afgelopen september al dat we al grofweg 3 fte hadden bespaard met de inzet van de RPA. Terwijl we nog in de verlenging van de pilot zaten, zonder structurele capaciteit.”
Uitbreiding
Recent is het team uitgebreid met fulltime business analist Thomas Krommenhoek en ontwikkelaar Marieke Maas. “Als drie-eenheid willen we nu verder de organisatie induiken. Het is zaak dat we boven water halen welke processen nog meer door de RPA overgenomen kunnen worden. Ik ben heel benieuwd wat dat gaat opleveren. Daarnaast zijn we ook sterk afhankelijk van de input vanuit de organisatie om van RPA echt een succes te maken.”
Vooravond
Waar het eindigt? Krijn: “Waar we in ieder geval naartoe willen werken is dat de collega’s van bijvoorbeeld vergunningverlening de écht uitdagende vergunningaanvragen en meldingen met aandacht voor hun rekening kunnen nemen. Het overige overgrote deel wordt dan idealiter door de robot opgepakt. Die robot kan dan met behulp van kunstmatige intelligentie en door voortdurend te leren, inhoud op de juiste manier interpreteren en daar vervolgens de juiste dingen mee doen. Dat lijkt nu het eindstation, maar met enig voortschrijdend inzicht zou je al kunnen concluderen dat de RPA-trein ook daarna nog heel lang voort blijft denderen. We staan aan de vooravond van nog grotere ontwikkelingen, en ik vind het tof om die te kunnen begeleiden waar het de OMWB aangaat.”