OMWB experimenteert met 'virtuele medewerker'
Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant is gestart met een proef waarbij een digitale medewerker een deel van het werk geautomatiseerd kan overnemen. Een hypermoderne ontwikkeling waarmee we al werden genomineerd voor de Softbot Award 2022.
“De techniek waarmee we een pilot zijn gestart heet RPA”, legt functioneel beheerder Krijn Berger uit. “Dat staat voor Robotic Process Automation. Het is een digitale medewerker die bepaalde digitale handelingen over kan nemen van een echte collega. In de volksmond spreken we over robotjes. We testen nu de toevoegde waarde voor onze organisatie.”
Het uiteindelijke doel van RPA is het verlagen van de administratieve druk en het versnellen van de uitvoering van processen. “Daarnaast kan RPA bijdragen aan een excellente dienstverlening en optimale bedrijfsvoering. Met als motto: meer ruimte voor de inhoud!”
De pilot is opgesplitst in diverse losse robots:
- Aanmaken zaken asbest sloopmeldingen
Krijn: “Meldingen sloop (totaalsloop en asbestsloop) ontvangen we per mail, waarna een collega van PPR deze verwerkt tot een zaak met de bijbehorende informatie uit de aanvraag en een omgevingsdossier. In sommige gevallen wordt de zaak ook helemaal afgerond. Dit is dagelijks enkele uren werk. De robot neemt deze taak volledig over. Uit de e-mail wordt de benodigde informatie gehaald om een zaak te kunnen starten en op naam van een collega te zetten. Hiermee wordt een flinke slag geslagen in werk wat nu volledig handmatig wordt gedaan.”
- Digitaal communiceren met de ondernemer
Krijn: “Bij nieuwe zaken versturen we standaard een verzoek om toestemming om digitaal te mogen communiceren over de zaak met de ondernemer. Dit is een wettelijke vereiste. Er wordt voor zaken bij het zaaktype ‘OMWB Melding behandelen’ een robot ingericht die bij nieuwe zaken geautomatiseerd deze email verzendt. Momenteel wordt een robot ingericht die de reactie en contactgegevens van de ondernemer in de zaak verwerkt.”
- Datakwaliteit Omgevingsdossier
Krijn: “Aan elke zaak zit een Omgevingsdossier gekoppeld. Dit Omgevingsdossier bevalt informatie die veelal handmatig wordt ingevuld. Hierbij kunnen fouten worden gemaakt. Ook blijkt regelmatig uit controles bij bedrijven dat de informatie in het Omgevingsdossier niet correct is. Een robot gaat alle Omgevingsdossiers aanvullen of aanpassen met de meest actuele informatie, zoals branche, energie-informatie en type inrichting. Hiermee worden enkele tienduizenden Omgevingsdossiers geactualiseerd.”
Het robotje voor asbestsloop en totaalsloop was deze maand genomineerd voor een Softbot Award. Deze werd uitgereikt tijdens het congres Robotisering in de overheid. ‘We hebben helaas naast de award gegrepen, maar het was al een hele eer om genomineerd te zijn. Deze techniek kan in de toekomst echt van onmisbare waarde zijn en laat zien dat we als OMWB op de goede weg zijn.”