Veelgestelde vragen over de Omgevingswet
Werkt u bij een van de opdrachtgevers van de OMWB en heeft u een vraag over de werking van het DSO of de omgevingswet? Hier leest u de antwoorden op veelgestelde vragen.
Waarom komen bepaalde opdrachten bij de gemeenten binnen terwijl de OMWB die (in het verleden) zelf rechtsreeks afhandelde?
Hier kunnen twee redenen voor zijn.
- De OMWB is als behandeldienst ingesteld
Begin 2023 heeft de OMWB samen met de gemeenten een lijst gemaakt met taken waarvoor de OMWB als behandeldienst wordt ingesteld. Deze lijst in verwerkt in het DSO. De OMWB krijgt alle opdrachten binnen die voldoen aan deze instelling (is gecheckt). In het Omgevingsbesluit zijn echter een aantal MBA’s uit hoofdstuk 3 (Bal) vermeld die niet rechtstreeks een basistaak zijn voor de OMWB. Dit geldt ook voor MBA’s die staan vermeld in de Bruidsschat (tijdelijk deel van het omgevingsplan). Aangezien deze taken vaak wel bij de OMWB liggen, komt de OMWB z.s.m. met een voorstel om ook voor deze taken de OMWB als behandeldienst in te stellen. De meldingen/informatieplichten die niet door de OMWB behandeld worden zullen naar de gemeente doorgezet worden. In de tussenliggende periode kunt u de opdracht via het opdrachtenportaal (OMWB handelt alles af) of SWF (alleen als er sprake is van een advies van de OMWB) naar ons doorsturen. Communicatie en voortgang over dit onderwerp verloopt via de programmamanagers Omgevingswet van gemeenten. Het inregelen van de behandeldienst kan centraal worden verzorgd door de DSO expert uit de regio. - De taak van de OMWB is slechts een deel van de totale opdracht maar het instellen van de behandeldienst is niet op te splitsen. Op basis van de huidige werking van het DSO moet een keuze worden gemaakt of de OMWB als behandeldienst wordt ingesteld of dat deze taak bij de gemeente blijft. De OMWB komt zsm met een voorstel over hoe dit per gemeente het beste kan worden ingeregeld. Ook hiervoor geldt dat de communicatie en voortgang verloopt via de programmamanagers van de gemeente.
Als de gemeente een bericht over een melding/aanvraag/informatieplicht via het Omgevingsloket ontvangt, komt de aanvraag/melding/informatieplicht dan wel binnen bij de OMWB?
Als de OMWB is ingesteld als behandeldienst komt de aanvraag/melding rechtstreeks binnen bij de OMWB. Dit hebben we de eerste weken van januari gecheckt. De gemeente krijgt op dit moment alleen een bericht binnen over dat er iets is ingediend bij de OMWB. Bij het bericht dat gemeenten krijgen, zijn de ingediende gegevens niet bijgevoegd. De OMWB stuurt, om extra administratieve handelingen te vermijden, tussentijds geen aanvragen/meldingen/gegevens door naar gemeenten. Het dossier wordt na afronding naar de gemeente gestuurd ter archivering.
Verzorgt de OMWB de ontvangstbevestiging en publicatie?
Als de OMWB als behandeldienst staat ingesteld komt de aanvraag/melding/gegevens rechtstreeks bij ons binnen en stuurt de OMWB een ontvangstbevestiging naar de initiatiefnemer. Wanneer u de OMWB een opdracht geeft via het samenwerkingsportaal dan moet u als bevoegd gezag deze ontvangstbevestiging aan de initiatiefnemer versturen.
De publicaties worden vooralsnog (m.u.v. Breda en Tilburg) door de gemeenten zelf verzorgd. De OMWB maakt wel een standaard sjabloon aan met relevante gegevens en stuurt dit via “je leefomgeving” aan alle gemeenten. In het eerste kwartaal van 2024 wordt aan elke gemeente gevraagd of men de publicaties door de OMWB wil laten verzorgen. Als dat het geval is, wordt dit gefaseerd vanaf het tweede kwartaal worden ingeregeld.
Indien één initiatief meerdere meldingen bevat komen de meldingen als separate zaken in het RX Mission systeem. Op welke wijze handelt de OMWB de meldingen en informatieplichten af?
Via het DSO kan een initiatief worden ingediend. Mocht het initiatief bestaan uit meerdere activiteiten dan is het mogelijk dat er meerdere meldingen en gegevens binnenkomen bij het bevoegde gezag of bij de OMWB (behandeldienst). RX mission is op dit moment nog niet in staat om deze meldingen te bundelen tot één zaak. Dit betekent dat we vooralsnog voor alle zaken een ontvangstbevestiging sturen. Dit kan bij een initiatiefnemer vreemd overkomen omdat men alle activiteiten/gegevens tegelijk heeft ingediend. We zorgen ervoor dat de verschillende zaken zoveel mogelijk door één persoon binnen de OMWB worden behandeld door bijvoorbeeld één afrondingsbrief op te stellen bij meerdere meldingen van hetzelfde bedrijf. De huidige werkwijze met het inboeken van meerdere zaken is arbeidsintensief en de OMWB probeert dit z.s.m. anders te organiseren.
Zijn de initiatiefnemers in staat om alle relevante gegeven in te dienen?
Op de eerste plaats wordt opgemerkt dat geen enkel veld in het Omgevingsloket verplicht is. Hierdoor kan essentiële informatie zoals adres en contactgegevens niet zijn opgenomen in het initiatief wat de gemeente / OMWB (behandeldienst) ontvangt. De initiatiefnemer kan een aanvraag/melding rechtstreeks via de module aanvraag in het DSO indienen of er wordt via de module “vergunningencheck” bij uitgekomen. Het heeft de voorkeur (advies IPLO) dat de initiatiefnemer de route langs de ‘vergunningencheck’ volgt. Daarbij komen alle relevante vragen aan bod. De aanvraag is dan vaak completer dan wanneer rechtstreeks de module “aanvragen” wordt benaderd. Het controleren van de ingediende gegevens op volledigheid en ontvankelijkheid vraagt momenteel meer aandacht dan voorheen. Voorbeeld; de activiteit ‘horecabedrijf’ komt wel voor in de “vergunningencheck” en in de “aanvraagmodule” niet en moet gekozen worden voor de activiteit ‘geluid veroorzaakt door activiteiten’. De OMWB zal zoveel mogelijk aansturen op het gebruik van de vergunningencheck.
Hoe werkt het proces m.b.t. het innen van leges?
Het opstellen van het legesbesluit en de inning van de milieuleges gebeurt door de gemeente. De milieuleges kunnen alleen maar geheven worden over vergunningaanvragen. De OMWB verstrekt de gemeente via Jeleefomgeving een overzicht van de activiteiten waarover leges geheven kunnen worden. De initiatiefnemer wordt in het begin van het proces op de hoogte gesteld dat er milieuleges verbonden zijn aan de ingediende aanvraag. Wanneer de OMWB niet de behandeldienst is, wordt het advies incl. de legesberekening doorgestuurd naar de gemeente.
Wanneer en hoe ontvangt de gemeente het dossier ter archivering?
Als de OMWB als behandeldienst is ingesteld, zorgt de OMWB ervoor dat het dossier bij afronding van de zaak via Jeleefomgeving wordt teruggestuurd naar de gemeente.
Op welke wijze maken we gebruik van de samenwerkingsfunctionaliteit?
Het DSO maakt het mogelijk om beter digitaal samen te werken door de Samenwerkingsfunctionaliteit. Dit landt bij de OMWB in het zaaksysteem ‘Rx.Mission’ in de Samenwerkruimte (SWR). Hiermee kunnen we advies vragen aan onze ketenpartners en gemeenten en op die wijze kan ook advies gevraagd worden aan de OMWB. Omdat de landelijke samenwerkfunctionaliteit nog volop in ontwikkeling is, blijft het voor nu even bij adviesverzoeken. In de regio zijn afspraken gemaakt over hoe we omgaan met de samenwerkfunctionaliteit om te voorkomen dat er heel veel verschillende werkwijzen ontstaan. De volgende stappen dienen te worden doorlopen:
- Aanmaken samenwerking; je start een samenwerking met alle betrokken adviseurs. Het bevoegd gezag start de samenwerking, tenzij de OMWB mandaat heeft en daarom de volledige aanvraag heeft ontvangen. Ligt er een gedeelte van de aanvraag bij de gemeente? Dan start de gemeente de samenwerking.
- Aanmaken actieverzoek; hiermee wordt het advies uitgevraagd. In het verzoek worden in ieder geval de volgende zaken vermeld:
- naam van de behandelaar bevoegd gezag
- inhoud van de opdracht
- productcode uit de PDC
- Versturen ontvangstbevestiging; dit doet de OMWB tijdelijk om er zeker van te zijn dat defunctionaliteit goed werkt. Dit is een standaard sjabloon waar verder geen gegevens in staan.
- Versturen bevestiging van in behandeling nemen; In het begin van het proces laat de OMWB de vragende partij weten dat het adviesverzoek in ontvangst is genomen, of wijst het adviesverzoek af, omdat aanvullende gegevens nodig zijn. Dit gebeurt met een standaard sjabloon waar ook altijd de contactgegevens van de behandelaar in staan.
- Versturen advies + gereed melden actieverzoek; het advies wordt aangeleverd in een standaard sjabloon. Met het versturen van het advies wordt ook het actieverzoek gereed gemeld. Let op: Zijn aanvullende gegevens nodig? Sluit het actieverzoek dan, maar niet de zaak. Zo kunnen de aanvullende gegevens (en het bijhorende nieuwe actieverzoek) in dezelfde zaak worden behandeld. Dit scheelt veel administratief werk.
- Sluiten samenwerking; zodra de vragende partij alle adviezen binnen heeft, wordt de samenwerking gesloten. Er kunnen dan geen actieverzoeken meer worden uitgezet of ontvangen. De documenten blijven wel beschikbaar voor 6 maanden. Daarna wordt de samenwerking verwijderd.
In alle zaaktypen waar een extern advies kan worden aangevraagd komen de standaard sjablonen. Deze zijn te vinden doordat er altijd SWR in staat vermeld. Sjablonen worden altijd aangemaakt in de zaak en vervolgens gedeeld in de SWR. Alleen de standaard sjablonen + benodigde documenten voor het leveren van een advies worden opgenomen in de SWR. Overige documenten blijven in de zaak.
Hoe kunnen we een vraag stellen aan de OMWB m.b.t. de Omgevingswet?
De KCC’s van gemeenten zullen vragen van initiatiefnemers krijgen over de Omgevingswet. Een deel van deze vragen zal beantwoord worden door de OMWB. Daarvoor is op de website een speciaal vragenformulier ingericht.